Hej, administratör!
När utbildningsinstitutioner förbereder sig för övergången från ett läsår till nästa är det viktigt att ha en tydlig och omfattande guide för administratörer. Den här artikeln fungerar som en guide för perioden Back To School 24/25 och beskriver viktiga steg för en smidig integrationsprocess.
Från export och arkivering av tjänster till förberedelser inför ett nytt läsår - vi går igenom de viktiga åtgärder som krävs för att säkerställa att lärmiljö är redo för både sommaruppehållet och den kommande terminen. Oavsett om det gäller hantering av användarkonton, uppdatering av kursmallar eller hantering av ändringar i Management Information System (MIS) eller elev Administration System (SAS), ger den här guiden de nödvändiga insikterna för att navigera i rutinerna vid årets slut och skapa förutsättningar för ett framgångsrikt nytt läsår.
Om du har några frågor, vänligen kontakta supportteamet via supportportalen.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
- Förberedelser inför årsslutet
- Förberedelser inför ett nytt läsår/termin
- Allmän information för alla integrationer
- Hur ska man hantera kurser?
Förberedelser inför årsslutet
Tjänster för export/arkivering
itslearning erbjuder en rad olika export- och arkiveringstjänster. Nedan visas de tjänster inom export och arkivering som itslearning erbjuder.
- Instruktioner för export till slutanvändare
- Webbplatsen "Arkiv"
- Datawarehouse API med möjlig konsultation för att stödja
- Export av IMS Common Cartridge
- Automatiserad export av utbildningsdata till arkivsystem (kurs planeringar, betyg, etc.)
Kontakta din key account manager för mer information.
Förberedelser inför ett nytt läsår/termin
Stoppa integrationen under sommaren/skoluppehållet
Om du vill frysa innehållet i itslearning som det är i "slutet av året", utan att ändra användaråtkomst eller innehåll, finns det två sätt att göra det på:
- Stoppa integrationen från att löpa efter den sista undervisningsdagen
- Slå på en specialfunktion som heter "Fördröj radering" för att skjuta upp raderingar till en senare dag
Stoppa integrationen under sommaren/skoluppehållet
Om du vill behålla itslearning "som det är" den sista skoldagen och du har en aktiv integration kan vi avaktivera integrationen, vilket förhindrar integrationen från att importera nya data. Detta gör att du kan göra nödvändiga ändringar i ditt MIS/SAS utan att överföra detta till itslearning.
itslearning kommer att innehålla allt innehåll och alla användare som de är när vi stoppar integrationen. Integrationen kommer sedan att läggas på is tills du bestämmer dig för att starta om den igen i höst.
Detta gör att alla studenter och lärare kan ha tillgång till sina kurser etc. under sommaruppehållet. Men samtidigt kommer inga nya användare, grupper, hierarkier, kurser etc. att läggas till, även om du gör ändringar i ditt MIS/SAS.
Obs! Om du inte är säker, följ upp med din MIS / SAS-leverantör om hur du hanterar EOY / BTS och om det finns ett speciellt datum för att byta från "detta år" till ett "nytt skolår".
Slå på "Fördröja radering"
För IMS Enterprise XML-baserade integrationer är ett andra alternativ att använda "Delay Delete" i vår IMSE-integration.
Genom att lägga till en period med "fördröjda raderingar" kommer alla raderingar som borde ha gjorts på grund av ändringar i MIS/SAS inte att överföras till din webbplats itslearning utan kommer att ske i IMSE:s importdatabas.
Genom att aktivera "Delay delete" kan du förbereda dig för ett nytt läsår långt innan läsåret börjar, och alla användare, grupper/hierarkier, kurser etc. kommer att finnas kvar i itslearning tills "delay delete"-perioden är över. Samtidigt kommer alla nya användare, grupper etc. att läggas till när integrationen körs.
När "Fördröj radering"-perioden är slut kommer alla raderingar som har skjutits upp i itslearning att genomföras.
"Delay Delete" konfigureras med ett startdatum och ett slutdatum för att ange den period som funktionen ska vara aktiv på integrationen. Den stängs av automatiskt när slutdatumet har uppnåtts.
Nackdelen är att lärarna kan förvänta sig att klasser etc. ska ändras, vilket inte sker förrän den fördröjda raderingsperioden är över.
Fördelen är att alla användare, grupper, hierarkier, kurser etc. är intakta i itslearning medan fördröjningsperioden för borttagning är aktiv och nya data läggs till.
Kontakta supportteamet för att begära att integrationen stoppas under sommaren eller för att aktivera en "Fördröj radering"-period. Om du vill fördröja raderingen måste du ange ett start- och slutdatum.
Sommarskola?
Om du har aktiviteter under sommaren som måste beaktas när du bestämmer om du ska avaktivera integrationen eller inte, så kan IMSE-integrationen inte avaktiveras.
Eventuella speciella sommarklasser, kurser etc. måste läggas till som extra information i datafilen som skickas till integrationen, annars kommer befintliga användare, klasser, kurser etc. att raderas/arkiveras. Fördröjd radering är en bra lösning att aktivera medan sommarskolan pågår.
Hur man hanterar användare/personer
Skapa användare manuellt när du har en integration
Vi rekommenderar aldrig att att lägga till användare manuellt när du har en aktiv integration. Detta för att undvika dubbla användarkonton. Om du upptäcker att du har dubbla konton är det viktigt att du hanterar dem korrekt och korrigerar dem så snabbt som möjligt för att undvika framtida problem där en elev kan logga in och använda 2 olika konton.
Kontakta supportteamet så snart som möjligt så hjälper de dig/vägleder de dig om vad som behöver göras för att åtgärda problemet.
Obs! Undantag: ADMINISTRATÖRER/SYSTEMADMINISTRATÖRER
Om du vill skapa nya administratörer/systemadministratörer kan du skapa dessa användare manuellt.
Det rekommenderas starkt att de aldrig har en synkroniseringsnyckel till sina användare för att förhindra att dessa användare ändras av integrationen.
Allmän information för alla integrationer
Övergången till ett nytt läsår kan leda till många förändringar i den data som skickas till itslearning via integration. De viktigaste delarna är:
- Elever byter klass/nivå
- Förändringar i medlemskåren
- Nya studenter/anställda tillkommer
- Nya klasser/elev grupper skapas
- Studenter/personal som har lämnat och behöver avlägsnas
- Om du använder en kursimport:
- Gamla kurser bör arkiveras
- Nya kurser bör skapas
Observera! Kontrollera hur ditt MIS/SAS hanterar "End of year" och "Back to school" (nytt år).
Stora uppdateringar/ändringar i datafiler: Säkerhetsfilter ON/OFF?
För IMS Enterprise XML-baserade integrationer har vår importmotor en säkerhetsmekanism som vi kallar "Filter". Filter har en uppsättning parametrar som ser till att de data som skickas till din integration inte innehåller för många ändringar/avvikelser från tidigare importer och förhindrar att dessa ändringar automatiskt uppdateras i itslearning. Detta för att undvika att oönskade ändringar skapar problem på din itslearning webbplats.
Om det finns för många ändringar/avvikelser i de data vi får från din integration - jämfört med den senaste importen - kommer importprocessen att avbrytas, och du kommer att meddelas via ett status-e-postmeddelande med detaljer om varför importprocessen har avbrutits. Vi rekommenderar att du har en mottagare för detta e-postmeddelande under semestrar.
Obs! itslearning rekommenderar att du alltid har filtret påslaget, så att säkerhetsmekanismen alltid är aktiverad. Vi ändrar endast filterinställningarna/avaktiverar filtret efter en dialog med dig och om du har bestämt dig för att detta är något du vill köra igenom.
Du bör alltid kontrollera statusmeddelandet som skickas ut efter varje integrationskörning. Om det finns problem måste du och integrationssupportteamet titta närmare på dem. Det kan vara så att importprocessen har avbrutits på grund av för många ändringar/uppdateringar eller för många raderingar jämfört med de maxgränser som ställts in i filterinställningen.
För alla integrationer finns det ett ömsesidigt ansvar:
- Du bör kontrollera att de uppgifter som skickas till din integration alltid är korrekta;
- itslearning ska tillhandahålla de tekniska tjänsterna och se till att de fungerar som förväntat.
Datakällan, dvs. data som skickas från ditt MIS/SAS till itslearning, är ditt ansvar. Det är bara du som kan avgöra om de ändringar som vi får till din integration är korrekta eller inte. itslearning "bara" importerar data som skickas. Vi kan inte avgöra om de data vi får är korrekta, men vi kan hjälpa dig med datakontroller innan du bestämmer dig för om du ska köra importen.
Kontakta vårt supportteam via supportportalen om du har frågor om varför din integration har misslyckats eller om du har andra frågor relaterade till din integration.
Nya villkor för nästa läsår
- Nya termer måste definieras före det nya läsårets början om frånvaro ska användas
- Utvärderingar för halvtids- och slututvärderingar måste läggas till i villkoren om de ska användas
- Bedömningar av beteende på terminsbasis måste läggas till i villkoren om de ska användas
- Allt som behöver läggas till i utvärderingsbrevet måste kopplas till villkoren
Vi rekommenderar att terminen och bedömningarna läggs till i en mall och sedan pushas ut till alla kurser där de ska användas. Läraren behöver då inte lägga till detta själv och processen blir korrekt.
Arkivering av gamla termer?
Termer från förra året kan arkiveras, för att förhindra att de finns tillgängliga och orsakar missförstånd. Detta kan göras när du förbereder "End of year" och före sommaruppehållet.
Som systemadministratör behöver du gå in under Admin/Terms och välja vilka villkor som ska arkiveras. Så här gör du för att göra det:
Från den här vyn kan du välja en term och sedan välja "Arkivera". Du kan välja och arkivera flera termer på en gång.
Om du har "termer" som skapats av integrationen kommer integrationen att arkivera "gamla" termer när du ändrar skolår i MIS/SAS och de gamla termerna inte längre finns i datafilen.
Hur ska man hantera kurser?
Kursmallar måste uppdateras
- Alla standardiserade kursmallar som innehåller termer och som används av andra kurser måste uppdateras med de nya termerna och eventuella gamla termer måste tas bort.
- Om mallen innehåller en uppsättning för utvärderingar måste du överväga om samma uppsättning ska användas innan du byter till ett nytt läsår. Om det inte finns några ändringar här - behöver du inte göra något
- Om mallen innehåller ett upplägg i planeringsverktyg måste du överväga om samma upplägg ska användas eller om du måste göra nödvändiga ändringar i upplägget innan du byter till ett nytt läsår.
- Om ni har önskemål om nya mallar som innehåller kursinnehåll och detta ska köras via integrationen, hör av er till oss så kan detta sättas upp innan vi byter till ett nytt läsår.
- Om ni ska ändra vilken nivå som har de olika kursmallarna måste dessa ändringar göras innan ni byter till ett nytt läsår. Hör gärna av dig till oss i god tid innan du planerar att byta till ett nytt läsår, eftersom det kan ta lite tid att uppdatera mallarna enligt dina önskemål.
Om du inte har standardiserade kursmallar men vill ha det - kontakta din kontaktperson på itslearning så hjälper vi dig att skapa dem.
Kurser som inte skapats via IMSE-integrationen, men där du vill att integrationen ska skapa och uppdatera
Om ni har kodat eller vill ha kodat särskilda kurser, t.ex. teamkurser, klasskurser etc, måste ni se över och överväga om ni vill ha en ändring, eller om ni vill ha fler eller färre särskilda kurser som skapas och uppdateras via IMSE-integrationen. Dessa behöver då ändras innan ni byter till nästa läsår, för att de ska behandlas korrekt.
Vi kan hjälpa er att sätta upp integrationen för att skapa kurser som annars inte kommer från ert MIS/SAS. Kontakta din kontaktperson på itslearning, så återkommer vi med en offert på detta och en uppskattning av arbetstid som krävs för att ge dig de extra/specialkurser du vill ha uppsatta. Detta är en debiterbar extra tjänst som vi erbjuder.
Arkivering av kurser
itslearning har en funktion som kallas kursarkivering. När "Kursarkivering" är aktiverat för din webbplats kommer alla kurser som skapas av integrationen att arkiveras automatiskt när den hierarkigrupp som kursen baseras på tas bort från den datafil som skickas till integrationen.
- Du kan kontrollera att "Kursarkivering" är påslagen och aktiv på din webbplats. Du hittar den under "Admin/Edit Global settings/Functions and security/Synchronisation", som bilden nedan visar:
Det här är en inställning som ska vara aktiverad som standard. Om du inte kan se inställningen som nämns ovan, kontakta itslearning support så hjälper vi dig att slå på den. Det är en kombination av en "webbplatsinställning" som endast är tillgänglig för support och en inställning som måste slås på via administratörsgränssnittet för din webbplats. Vi rekommenderar att alla kunder som har kurser som skapats via integrationen behåller funktionen för kursarkivering aktiverad.
Följande händer när kursarkivering är aktiverad och en kurs arkiveras av integrationen:
- Kurser, där hierarkigruppen har tagits bort från datafilen, kommer att lösgöras från hierarkin och själva kursen kommer att läggas i "Kursarkiv" (kursen är inte längre aktiv). Du hittar de arkiverade kurserna i "Admin/Courses" och kan söka efter kurser som vanligt, men du måste markera "Archived courses" för att få ett sökresultat.
- Hierarkisynkroniseringen tas bort från kursen. Alla tidigare synkroniserade deltagare omvandlas till manuellt tillagda deltagare i kursen.
- Lärare kan fortfarande komma åt den arkiverade kursen och kan kopiera innehåll från kursen.
- Deltagarna kan fortfarande komma åt den arkiverade kursen för att se vad de har gjort eller kopiera det innehåll de behöver från andra kurser.
- Arkiverade kurser kan "avarkiveras" från kursarkivet.
Eventuell hierarkisynkronisering återställs inte på detta sätt.
- En arkiverad kurs kommer fortfarande att vara kursarkiverad även om den hierarkigrupp som kursen ursprungligen skapades från, återigen ingår i den datafil som skickas till integrationen. Om så sker kommer kursen att återanslutas till en ny hierarki och synkroniseras med nya deltagare (eventuella gamla deltagare kommer också att finnas kvar). Kursen i sig flyttas INTE ut ur kursarkivet och måste "avarkiveras" manuellt. IMSE-integrationen har ingen möjlighet att göra detta automatiskt.
- En arkiverad kurs som återställs manuellt (flyttas ut ur Kursarkiv) utan att hierarkigruppen skickas till integrationen igen kommer att återställas utan hierarkisynkronisering. Och eftersom integrationen "inte vet något om det" måste kursen arkiveras manuellt igen om du vill att den ska arkiveras.
Särskilda överväganden avseende MIS/SAS
Det finns några speciella överväganden när det gäller vissa MIS/SAS om att ändra inställningar för att "trigga" data för rätt läsår.
Kontrollera med din leverantör om det behöver göras några ändringar i din IMSE-integration och informera support om de behöver göra något på itslearning -sidan av integrationen.
Om din integration behöver särskild omsorg innan du ändrar läsåret, vänligen informera Itslearning support, så lägger vi till din integrationsinställning till en intern "Scheduled uppgift list" för att göra de nödvändiga ändringarna vid rätt datum.
Ändring av MIS/SAS?
Observera! Om du ändrar MIS/SAS måste du ändra IMSE-konfigurationen.
Vänligen se till att meddela itslearning i god tid om eventuella ändringar i MIS/SAS. Detta förhandsmeddelande är avgörande för att vi ska kunna genomföra nödvändiga ändringar i integrationen på vår webbplats, för att underlätta ändringar i datakälla/id etc.
Det kommer att inkludera att sätta upp testmiljöer med en testintegration för att testa om de nya uppgifterna kommer att orsaka stora förändringar eller inte.
Förändringar i MIS/SAS som kräver förändringar i IMSE-integrationen är en debiterbar förändring och måste avtalas med din KAM, och arbetet måste utföras av integrationskonsulterna.
Vänligen se till att du informerar oss om eventuella ändringar i din MIS / SAS-integration i god tid före det nya läsåret.